In conformitate cu Ordinul Ministerului Finantelor 3512/2008 orice persoana care constata pierderea,sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligatia sa aduca la cunostiinta in scris ,in termen de 24 de ore de la constatare ,conducatorului unitatii(administratorului unitatii, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii respective).
Conducatorul unitatii, in termen de maximum 3 zile de la primirea comunicarii incheie un proces verbal care trebuie sa contina urmatoarele informatii:
-datele de indentificare ale documentului disparut
-numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentului
-data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentului respectiv.
Procesul verbal va purta semnaturile:
-conducatorului unitatii
-conducatorului departamentului financiar contabil sau persoanei imputernicite sa indeplineasca acesta functie.
-persoanei responsabile cu pastrarea documentului.
-sefului ierarhic persoanei responsabile cu pastrarea documentului.
Atunci cand documentul a disparut din cauza conducatorului unitatii,masurile enuntate mai sus se iau de ceilalti membri ai consiliului de administratie,dupa caz.
In conditiile in care documentul pierdut a fost intocmit de catre unitate ,reconstituirea acestuia se face urmand aceleasi proceduri prin care a fost intocmit documentul original, mentionandu-se in antetul acestuia ca a fost reconstituit.
Reconstituirea documentelor se face pe baza unui dosar de reconstituire care va cuprinde toate lucrarile efectuate in legatura cu constatarea si reconstituirea documentelor respective:
-sesizarea persoanei care a constatat disparitia
-procesul verbal de constatare a disparitiei,distrugerii,pierderii,dupa caz
-dovada sanctionarii disciplinare a persoanei vinovate sau a sesizarii organelor de cercetare penala,dupa caz.
-dispozitia scrisa a conducatorului unitatii pentru reconstituirea documentului
- o copie a documentului reconstituit.
In situatia in care documentul disparut a fost emis de alta unitate,reconstituirea se va face de catre unitatea emitenta, prin realizarea unei copii de pe documentul existent in unitatea emitenta.
Toate documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu mentiunea "duplicat" si se va specifica numarul si data dispozitiei care a stat la baza reconstituirii.
Nu se pot reconstitui documente de cheltuieli nenominale ( bonuri, bilete de calatorie nenominale,etc)pierdute,sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in contabilitate .
In aceste situatii vinovatii de distrugerea, pierderea sau sustragerea acestor documente suporta paguba adusa unitatii, sumele respective recuperandu-se conform prevederilor legale.
In cazul gasirii ulterioare a documentului original,documentul reconstituit se anuleaza pe baza unui proces verbal.
</head>
<body>
<h1>htttp://fin8conta.blogspot.com<h1>
<h2>Reconstituirea documentelor financiar contabile<h2/>
